Một số mẹo sử dụng Gmail hiệu quả

Có nhiều thủ thuật hay với Gmail (dịch vụ mail miễn phí tốt nhất thế giới hiện nay) mà có thể bạn chưa biết, hãy cùng nhau khám phá nhé.

Tuỳ biến địa chỉ Gmail

Thêm dấu chấm vào địa chỉ email:

Bạn có thể thêm dấu chấm vào vị trí bất kỳ giữa các ký tự trong tài khoản Gmail. Gmail hoàn toàn bỏ qua dấu chấm này, khi có email gửi tới sẽ coi như gửi vào địa chỉ mail không có dấu chấm kia.

Tính năng này sẽ hữu ích khi bạn có địa chỉ email dài, nhiều từ kết hợp. Chèn thêm dấu chấm vào giữa mỗi từ sẽ khiến người khác dễ đọc, dễ ghi nhớ hơn.

Lưu ý khi sử dụng đó là bạn không thể sử dụng dấu chấm ở đầu hoặc ở cuối tài khoản mail, và không sử dụng liên tiếp 2 dấu chấm, vậy thôi.
Thêm dấu cộng + cuối tài khoản mail:

Ngoài việc sử dụng dấu chấm, bạn có thể sử dụng dấu + sau nó là các ký tự chữ cái hoặc chữ số bất kỳ đều được. Gmail sẽ bỏ qua dấu + và tất cả các ký tự đứng sau nó.

Với cách này bạn có thể tạo ra không giới hạn số lượng địa chỉ email luôn.

Thông thường, mình sử dụng phương pháp này để đăng ký, subscribe trên các website, blog, mỗi nơi một địa chỉ khác nhau. Khi nhận được email sẽ biết ngay được mình đã subscribe từ đâu. Giả sử email có bị đem đi spam thì cũng biết được bên nào làm điều này và có thể block tất cả mail gửi tới luôn.

Sau khi đã sử dụng địa chỉ mail tùy biến, bạn có thể tạo bộ lọc cho từng địa chỉ này, email sẽ tự động được gắn nhãn, lưu trữ, xóa, v.v… theo lựa chọn của bạn.

Sử dụng Gmail để quản lý, gửi và nhận thư từ hộp thư khác

Ưu điểm của cách làm này: Quản lý tập trung, tiết kiệm thời gian, tránh bỏ sót mail, thảnh thơi đầu óc. Chỉ cần dùng 1 hộp thư Gmail chính, không cần chuyển đổi qua-lại giữa các tài khoản khác. Nhận thư từ những hộp thư khác vào Gmail chính với độ chậm trễ không đáng kể.
Ở đây mình sẽ ví dụ với 2 cái email là abc@gmail.com (mail chính) và def@gmail.com (mail phụ).
Chuyển toàn bộ mail từ hộp Gmail khác về Gmail chính: Nếu bạn mới tạo địa mail mới thì chỉ cần tạo bộ lọc tự động forward toàn bộ mail mới sang địa chỉ Gmail chính là xong. Còn với những email đã sử dụng một thời gian thì sẽ có rất nhiều thông tin, dữ liệu mà bạn muốn chuyển qua Gmail chính. Rất may là Google cũng đã cung cấp các tùy chọn cho người dùng (xem tiếp nội dụng phía dưới).

Forward tự động với những mail mới nhận

Giả sử bạn có 2 địa chỉ email là abc@gmail.com và def@gmail.com và bạn muốn tự động chuyển những thư mới nhận được từ def@gmail.com sang abc@gmail.com, hãy làm theo các bước sau:

Trên cùng bên phải nhấn vào biểu tượng ⚙️, chọn Settings (Cài đặt).
Chọn tab Forwarding and POP/IMAP (Chuyển tiếp và POP/IMAP).
Trong phần Forwarding (Chuyển tiếp), nhấn Add a forwarding address (Thêm địa chỉ chuyển tiếp).
Nhập địa chỉ Gmail chính bạn muốn forward mail tới. Ví dụ abc@gmail.com
Nhấn Next > Proceed > OK.
Bạn sẽ nhận được một email xác minh, nhấn vào link trong đó để xác nhận.
Quay trở lại phần Settings (Cài đặt), làm mới lại trình duyệt và mở lại tab Forwarding and POP/IMAP (Chuyển tiếp và POP/IMAP).
Trong phần Forwarding (Chuyển tiếp), chọn Forward a copy of incoming mail to (Chuyển tiếp bản sao của thư đến tới).
Chọn thao tác bạn muốn xử lý với những email này, thường nên chọn giữ một bản copy trong Inbox.
Cuối cùng nhấn Save Changes (Lưu thay đổi).

Sau các bước trên, từ giờ về sau, toàn bộ mail gửi tới địa chỉ def@gmail.com sẽ được tự động chuyển qua Gmail chính abc@gmail.com, bạn không phải mở từng hộp mail lên để check mail mới nữa nhé.

Với những dịch vụ email khác, bạn hãy tìm bài hướng dẫn cụ thể tương ứng để có thể forward mail.

Copy toàn bộ mail cũ sang Gmail chính

Nếu bạn muốn chuyển toàn bộ dữ liệu cũ qua Gmail chính, thao tác sẽ phức tạp hơn một chút nhưng không phải không làm được do Gmail có cung cấp sẵn một tùy chọn cho người dùng.

Bạn tiếp tục nhấn vào biểu tượng setting ⚙️, chọn Settings (Cài đặt). Chọn tiếp tab Accounts and Import (Tài khoản và Nhập) rồi nhấn Add a mail account (Thêm tài khoản thư) trong phần Check mail from other accounts (Kiểm tra thư từ tài khoản khác) và làm lần lượt theo các bước hướng dẫn (tự làm và tham khảo thêm hướng dẫn này của Google).

Tự động dùng địa chỉ mail gốc làm thông tin người gửi

Với mỗi địa chỉ mail, bạn sẽ cần add vào Gmail chính một lần. Điều này cho phép bạn có thể soạn mail mới hoặc reply mail được forward tới trực tiếp ngay trong Gmail mà vẫn giữ nguyên địa chỉ người gửi tương ứng. Có thể cấu hình tối đa 99 địa chỉ mail khác với Gmail.

Ví dụ cụ thể hơn, sau khi thao tác xong bước này, với những mail gửi tới def@gmail.com được forward sang abc@gmail.com bạn có thể nhấn nút Reply (Trả lời), soạn nội dung và nhấn Send (Gửi) mà không cần quan tâm mail gốc của nó là gì, Gmail sẽ tự động lựa chọn mail trả lời được gửi đi từ def@gmail.com, không phải abc@gmail.com.

Chức năng thần kì này có tên Send emails from a different address or alias, chính là phần Send mail as trong tab Accounts and Import trang Settings của Gmail.

Để thêm một địa chỉ mail mới bạn hãy nhấn Add another email address rồi nhập thông tin người gửi, địa chỉ mail phụ (ở đây là def@gmail.com) vào tương ứng. Không check ô Treat as an alias vì nếu check khi nhận được mail người ta sẽ biết được địa chỉ Gmail gốc của bạn đó.

Nhấn Next Step.

Bước tiếp theo bạn cần nhập thông tin SMTP Server, ví dụ def@gmail.com

Nhấn Add Account

Cấu hình một số SMTP Server phổ biến:

Yandex
  SMTP Server: smtp.yandex.com
  Secured connection: SSL
  Port: 465

Outlook.com
  SMTP Server: smtp.office365.com
  Secured connection: TLS
  Port: 587

Zoho Mail
  SMTP Server: smtp.zoho.com
  Secured connection: SSL hoặc TLS
  Port: 465 hoặc 587 tương ứng

Yandex
  SMTP Server: smtp.yandex.com
  Secured connection: SSL
  Port: 465

Outlook.com
  SMTP Server: smtp.office365.com
  Secured connection: TLS
  Port: 587

Zoho Mail
  SMTP Server: smtp.zoho.com
  Secured connection: SSL hoặc TLS
  Port: 465 hoặc 587 tương ứng

Lưu ý: nếu địa chỉ mail phụ đang dùng dịch vụ của Google và có kích hoạt bảo mật 2 lớp thì bạn cần phải tạo App Password và dùng mật khẩu này khi khai báo thông tin.

Tiếp theo bạn sẽ cần xác nhận chủ sở hữu với địa chỉ mail đang thêm vào Gmail chính bằng cách nhấn vào link hoặc điền mã code có trong mail xác nhận để verify. Sau khi làm bước này xong bạn sẽ thấy địa chỉ mail mới xuất hiện trong danh sách Send mail as tương tự như sau:

Một bước nữa cần làm đó là check vào dòng Reply from the same address the message was sent to để Gmail tự động lựa chọn địa chỉ mail phù hợp khi soạn mail nha.

Vậy là xong, giờ bạn chỉ cần dùng duy nhất một địa chỉ mail là có thể quản lý được tối đa tới 99 mail khác rồi đó nha.

Chúc bạn thành công.

•••