Hướng dẫn chi tiết các thủ thuật Gmail hữu ích

Gmail đã trở thành công cụ email không thể thiếu trong cuộc sống số hiện đại. Bài viết này sẽ chia sẻ những thủ thuật hữu ích giúp bạn làm chủ và tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng Gmail.

Tùy biến địa chỉ Gmail thông minh

Sử dụng dấu chấm linh hoạt

Gmail cho phép bạn thêm dấu chấm (.) vào bất kỳ vị trí nào trong địa chỉ email mà không ảnh hưởng đến việc nhận thư. Đây là tính năng độc đáo giúp:

Tạo nhiều biến thể từ một địa chỉ email
Dễ dàng phân loại và lọc thư
Tăng khả năng ghi nhớ với địa chỉ dài

Ví dụ thực tế:

Lưu ý quan trọng: Không đặt dấu chấm ở đầu hoặc cuối địa chỉ, không sử dụng hai dấu chấm liên tiếp. Hệ thống coi các biến thể này là cùng một địa chỉ

Thêm dấu cộng + vào cuối địa chỉ email:

Ngoài việc sử dụng dấu chấm, bạn có thể thêm dấu + và theo sau là các ký tự chữ cái hoặc chữ số bất kỳ. Gmail sẽ bỏ qua dấu + và tất cả các ký tự đứng sau nó.

Với cách này, bạn có thể tạo ra vô số địa chỉ email.

Tôi thường sử dụng phương pháp này để đăng ký hoặc theo dõi (subscribe) trên các website và blog, mỗi nơi một địa chỉ khác nhau. Khi nhận được email, tôi sẽ biết ngay nguồn gốc. Giả sử email bị sử dụng cho mục đích spam, tôi cũng biết được bên nào gây ra và có thể chặn tất cả email gửi đến từ địa chỉ đó.

Sau khi sử dụng địa chỉ email tùy biến, bạn có thể tạo bộ lọc cho từng địa chỉ. Email sẽ tự động được gắn nhãn, lưu trữ, xóa,... theo tùy chọn của bạn.

Sử dụng Gmail để quản lý, gửi và nhận thư từ các hộp thư khác

Việc này mang lại nhiều lợi ích: quản lý tập trung, tiết kiệm thời gian, tránh bỏ sót email và giảm tải cho bộ não. Bạn chỉ cần sử dụng một hộp thư Gmail chính mà không cần chuyển đổi qua lại giữa các tài khoản khác. Việc nhận thư từ các hộp thư khác vào Gmail chính cũng diễn ra với độ trễ không đáng kể.
Ví dụ, tôi có hai địa chỉ email là abc@gmail.com (email chính) và def@gmail.com (email phụ).
Chuyển toàn bộ email từ hộp Gmail khác về Gmail chính: Nếu bạn mới tạo địa chỉ email mới, bạn chỉ cần tạo bộ lọc tự động chuyển tiếp toàn bộ email mới sang địa chỉ Gmail chính. Còn với những email đã được sử dụng một thời gian, có thể có rất nhiều thông tin và dữ liệu bạn muốn chuyển sang Gmail chính. May mắn là Google đã cung cấp các tùy chọn cho người dùng (xem nội dung bên dưới).

Chuyển tiếp tự động email mới

Giả sử bạn muốn tự động chuyển tiếp những thư mới nhận được từ def@gmail.com sang abc@gmail.com, hãy làm theo các bước sau:

Ở góc trên bên phải, nhấp vào biểu tượng ⚙️, chọn Cài đặt.
Chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP.
Trong phần Chuyển tiếp, nhấp vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp.
Nhập địa chỉ Gmail chính bạn muốn chuyển tiếp email đến (ví dụ: abc@gmail.com).
Nhấp vào Tiếp theo > Tiếp tục > OK.
Bạn sẽ nhận được một email xác minh. Nhấp vào liên kết trong email đó để xác nhận.
Quay lại phần Cài đặt, làm mới trình duyệt và mở lại tab Chuyển tiếp và POP/IMAP.
Trong phần Chuyển tiếp, chọn Chuyển tiếp bản sao của thư đến tới.
Chọn thao tác bạn muốn thực hiện với những email này (thường nên chọn giữ một bản sao trong Hộp thư đến).
Cuối cùng, nhấp vào Lưu thay đổi.

Sau các bước trên, toàn bộ email gửi đến địa chỉ def@gmail.com sẽ được tự động chuyển đến Gmail chính abc@gmail.com. Bạn sẽ không cần phải mở từng hộp thư để kiểm tra email mới nữa.

Với các dịch vụ email khác, bạn hãy tìm hướng dẫn cụ thể tương ứng để chuyển tiếp email.

Sao chép toàn bộ email cũ sang Gmail chính

Nếu bạn muốn chuyển toàn bộ dữ liệu cũ sang Gmail chính, thao tác sẽ phức tạp hơn một chút, nhưng hoàn toàn có thể thực hiện được nhờ tùy chọn mà Gmail cung cấp.

Bạn tiếp tục nhấp vào biểu tượng cài đặt ⚙️, chọn Cài đặt. Chọn tab Tài khoản và Nhập rồi nhấp vào Thêm tài khoản thư trong phần Kiểm tra thư từ tài khoản khác và làm theo các bước hướng dẫn (tham khảo thêm hướng dẫn này của Google).

Tự động sử dụng địa chỉ email gốc làm thông tin người gửi

Với mỗi địa chỉ email, bạn cần thêm vào Gmail chính một lần. Điều này cho phép bạn soạn email mới hoặc trả lời email được chuyển tiếp trực tiếp ngay trong Gmail mà vẫn giữ nguyên địa chỉ người gửi tương ứng. Bạn có thể cấu hình tối đa 99 địa chỉ email khác với Gmail.

Ví dụ, sau khi hoàn thành bước này, với những email gửi đến def@gmail.com được chuyển tiếp sang abc@gmail.com, bạn có thể nhấp vào nút Trả lời, soạn nội dung và nhấp vào Gửi mà không cần quan tâm đến địa chỉ email gốc. Gmail sẽ tự động chọn địa chỉ trả lời được gửi đi từ def@gmail.com, không phải abc@gmail.com.

Chức năng này được gọi là Gửi thư bằng địa chỉ hoặc bí danh khác, nằm trong phần Gửi thư bằng địa chỉ trong tab Tài khoản và Nhập của phần Cài đặt Gmail.

Để thêm một địa chỉ email mới, hãy nhấp vào Thêm địa chỉ email khác rồi nhập thông tin người gửi và địa chỉ email phụ (ví dụ: def@gmail.com). Bỏ chọn ô Coi như bí danh, vì nếu chọn, người nhận sẽ biết được địa chỉ Gmail gốc của bạn.

Nhấp vào Bước tiếp theo.

Bước tiếp theo, bạn cần nhập thông tin Máy chủ SMTP, ví dụ: def@gmail.com.

Nhấp vào Thêm tài khoản.

Cấu hình một số Máy chủ SMTP phổ biến:

Yandex

    Máy chủ SMTP: smtp.yandex.com

    Kết nối bảo mật: SSL

    Cổng: 465



Outlook.com

    Máy chủ SMTP: smtp.office365.com

    Kết nối bảo mật: TLS

    Cổng: 587



Zoho Mail

    Máy chủ SMTP: smtp.zoho.com

    Kết nối bảo mật: SSL hoặc TLS

    Cổng: 465 hoặc 587 tương ứng

Lưu ý: Nếu địa chỉ email phụ đang sử dụng dịch vụ của Google và đã kích hoạt bảo mật hai lớp, bạn cần tạo Mật khẩu ứng dụng (App Password) và sử dụng mật khẩu này khi khai báo thông tin.

Tiếp theo, bạn cần xác nhận quyền sở hữu với địa chỉ email đang thêm vào Gmail chính bằng cách nhấp vào liên kết hoặc điền mã xác nhận trong email xác nhận. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy địa chỉ email mới xuất hiện trong danh sách Gửi thư bằng địa chỉ như sau:

Một bước quan trọng nữa là chọn Trả lời từ cùng địa chỉ mà thư được gửi đến để Gmail tự động chọn địa chỉ email phù hợp khi soạn thư.

Vậy là xong. Giờ đây, bạn chỉ cần sử dụng một địa chỉ email duy nhất để quản lý tối đa 99 địa chỉ email khác.

Kết luận

Với những mẹo và thủ thuật được chia sẻ trong bài viết này, hy vọng bạn sẽ sử dụng Gmail một cách hiệu quả và tối ưu hơn. Việc tùy biến địa chỉ email giúp bạn quản lý email dễ dàng hơn, đặc biệt là khi đăng ký nhiều dịch vụ trực tuyến. Khả năng quản lý nhiều hộp thư trong một giao diện duy nhất giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tế để trải nghiệm sự tiện lợi mà chúng mang lại. Chúc bạn thành công!